Como proceder no caso de ser emitida uma Guia de Consignação para cliente conhecido e mesmo não aceitar parte ou totalidade dos bens constante da mesma?
Se o documento de transporte utilizado tenha sido uma guia-de-consignação, a situação é distinta dos casos em que o documento de transporte foi Factura ou Guia de Remessa, pois, enquanto no caso da destes, já havia uma situação de “venda firme” dos bens, com emissão de documento definitivo de venda, neste caso a propriedade dos mesmos nunca deixou de ser da empresa, pelo que não compete ao destinatário emitir Guia de Devolução, tendo em conta que os bens nunca foram de sua pertença. Assim, e nestes casos, deverá ser emitida pela empresa uma Nota de Devolução de Guia de Consignação, pela quantidade de bens não recebidos, quer seja totalmente quer seja parcialmente, fazendo referencia à Guia de Consignação sobre a qual está a ser feita a devolução.
Se a não aceitação for total ou parcial, teremos duas formas distintas de procedimentos. Se a não aceitação foi total, deverá ser emitida em documento adicional manual impresso sequencialmente por gráficas autorizadas ou por sistema informático, caso quem faz o transporte de regresso tenha esses meios disponíveis uma Nota de Devolução de Guia de Consignação. Este documento não necessita de comunicação prévia à AT, devendo o mesmo ser introduzido no portal das finanças até ao 5º dia útil seguinte.
No caso de não aceitação parcial, deve ser emitida por uma das formas anteriormente descritas uma Nota de Devolução de Guia de Consignação, que é documento válido para transporte, mas deve ser previamente comunicado à AT antes do início do mesmo. Poderá ser feita em documento manual em papel numerado tipograficamente, cuja comunicação para obtenção do código AT de transporte, deverá ser feita por via telefónica, com inserção no portal das finanças até ao 5º dia útil seguinte. Se aquando da devolução, quem recebe a mesma e emite a Nota de Devolução de Guia de Consignação dispuser no local de sistema informático portátil, poderá fazer a comunicação da mesma por webservice em tempo real, recebendo imediatamente o retorno da senha da AT que lhe permite iniciar o transporte de regresso. Se não tiver possibilidade no momento de serviço de webservice disponível, emitirá a Nota de Devolução de Guia de Consignação, deverá comunica-la por via telefónica à AT para obter o respectivo código, e posteriormente, até ao 5º dia útil seguinte deverá fazer a sua inserção no portal das finanças.
Caso não disponha de nenhum destes meios, poderá solicitar ao escritório, que emita esse documento e o comunique imediatamente à AT, pelos meios de que disponha, podendo o transporte de regresso ser efectuado sem qualquer documento de acompanhamento (aconselhando-se no entanto que já disponha do código AT informado pelo escritório), mas somente depois da comunicação deste. Convém referir nestes casos que a comunicação a ser efectuada pelo escritório para este efeito, deve sempre ser feita, e ter o respectivo código da AT, antes do inicio do transporte.
Se durante o transporte, for sujeito a alguma fiscalização, deve referir que o documento não está disponível, por os bens se encontrarem em lugar diferente da sede e não dispor de meios para a sua emissão, mas que o mesmo se encontra já emitido no local da sede (mas com hora de emissão e comunicação anterior à hora de fiscalização), tendo o prazo de 5 dias úteis para proceder à exibição do mesmo e de provar que na hora do transporte o documento já se encontrava devidamente comunicado. (nº 8 do art.º 6º do DL 147/2003.) fazendo em todos os casos referencia ao numero da Guia de Consignação em relação á qual está a ser feita a devolução.
No caso de o cliente ter aceite parte dos bens constantes da Guia de Consignação para cliente conhecido, deve o escritório emitir factura pela quantidade dos bens recebidos, fazendo esta sempre referencia à Guia de Circulação correspondente.